Nell’era digitale, la scelta del software aziendale rappresenta un passo fondamentale per il successo di ogni impresa. Un sistema informativo efficiente può ottimizzare i processi, aumentare la produttività, consentire un’analisi strategica dei dati aziendali e migliorare la competitività sul mercato; tuttavia, con la vastità di soluzioni disponibili, la software selection può rivelarsi un processo complesso e impegnativo. 

Cosa si intende per software selection?

Software selection è il processo di identificazione, valutazione e selezione del sistema informativo più adatto alle esigenze specifiche dell’azienda. 

Questo processo si articola in diverse fasi:

• Analisi dei requisiti: si definiscono le necessità aziendali e i processi da ottimizzare 
• Ricerca dei fornitori: si identificano le soluzioni software disponibili sul mercato 
• Valutazione delle demo: si testano le funzionalità dei software individuati 
• Analisi dei costi: si confrontano i prezzi e i modelli di licenza e/o canone 
• Scelta e implementazione: si seleziona il software migliore e si avvia il processo di implementazione 

Come scegliere il software giusto?

Il primo passo del processo di software selection consiste nell’identificare le esigenze specifiche dell’azienda. È fondamentale analizzare i processi aziendali, le aree di criticità e gli obiettivi da raggiungere. In questa fase potrebbe essere utile coinvolgere i diversi reparti aziendali per ottenere una panoramica completa delle necessità e dei requisiti. 

Le persone sono centrali per la riuscita del progetto. È fondamentale coinvolgere le risorse che dovranno lavorare sul software lungo tutto il progetto, non solo in fase di formazione.

Criteri di valutazione

Una volta definite le esigenze, è possibile individuare i criteri di valutazione per la scelta del software. Tra i fattori da considerare troviamo:

• Funzionalità: il software deve soddisfare tutte le funzionalità richieste dall’azienda
• Facilità d’uso: l’interfaccia deve essere intuitiva e facilmente accessibile da tutti gli utenti
• Scalabilità: il software deve essere in grado di adattarsi alle future esigenze di crescita dell’azienda
• Integrazione: il software deve potersi integrare con altri sistemi aziendali esistenti
• Sicurezza: il software deve garantire la sicurezza dei dati aziendali
• Costi: il costo del software deve essere in linea con il budget aziendale 

Valutazione e test del software

Dopo aver individuato i criteri di valutazione, si passa alla fase di selezione dei software più adatti. In questa fase è essenziale richiedere demo e versioni di prova per testare le funzionalità e l’usabilità del software. 

Le demo offrono un’esperienza più realistica rispetto a semplici presentazioni. In questa fase, le key people (persone chiave) possono testare il software in un contesto simile a quello lavorativo, valutandone l’usabilità e i primi aspetti tecnici.

Implementazione e supporto

L’implementazione del software richiede una pianificazione accurata. È importante prevedere un piano di progetto con dei cantieri di implementazione che coinvolgano tutte le aree aziendali interessate per evitare che i tempi e i costi di progetto lievitino in modo incontrollato. 

Ed è fondamentale prevedere un accurato percorso di formazione per sfruttate pienamente tutte le potenzialità del nuovo prodotto. 

Software selection: la chiave per una digitalizzazione efficace