ChatGPT, Copilot, Gemini e altri strumenti di intelligenza artificiale sono da tempo entrate nelle attività quotidiane di molte imprese. Vengono utilizzati per scrivere testi e offerte, creare immagini, analizzare dati, tradurre documenti, selezionare curriculum o rispondere ai clienti
Ma sapresti dire con certezza quali strumenti vengono utilizzati nella tua azienda, da chi e con quali informazioni?
Con la progressiva applicazione dell’AI Act, le imprese devono prestare maggiore attenzione al modo in cui introducono e utilizzano l’intelligenza artificiale. Gli obblighi cambiano in base agli strumenti e alle finalità, ma c’è un punto dal quale tutte le organizzazioni interessate dovrebbero partire: conoscere l’uso effettivo dell’AI e preparare adeguatamente le persone che lavorano con questi sistemi.
Che cos’è l’AI Act e che cosa cambia per le imprese?
L’AI Act è il Regolamento europeo che disciplina lo sviluppo, la commercializzazione e l’utilizzo dei sistemi di intelligenza artificiale.
La normativa segue un approccio basato sul rischio. Non tutte le aziende, quindi, devono affrontare gli stessi adempimenti.
Gli obblighi applicabili a un’impresa dipendono dal ruolo ricoperto, dal sistema utilizzato e dalle sue finalità: utilizzare un assistente di scrittura per preparare una mail non equivale, per esempio, a impiegare un sistema di IA per selezionare il personale o prendere decisioni che possono incidere sulle persone.
Questo non significa, però, che l’uso quotidiano degli strumenti più comuni possa essere lasciato senza regole.
La tua impresa utilizza già sistemi di intelligenza artificiale?
Non sempre l’intelligenza artificiale viene introdotta attraverso un progetto aziendale strutturato ma spesso arriva in modo spontaneo: qualcuno apre un account, prova uno strumento e comincia a utilizzarlo nelle proprie attività.
Potrebbe già essere impiegata per:
- scrivere mail, preventivi e offerte commerciali;
- riassumere o tradurre documenti;
- creare immagini, presentazioni e contenuti promozionali;
- analizzare dati e fogli di calcolo;
- rispondere alle richieste dei clienti;
- supportare la selezione del personale;
- elaborare informazioni tecniche o amministrative;
- automatizzare alcune attività attraverso software che integrano funzioni di IA.
Il primo rischio, quindi, è non avere una visione completa di ciò che accade all’interno dell’organizzazione.
Quali controlli dovrebbe fare un’impresa che utilizza l’IA?
Una prima verifica può partire da alcune semplici domande:
- Quali strumenti di intelligenza artificiale vengono utilizzati?
- Chi li utilizza e per quali attività?
- Vengono usati account personali o aziendali?
- Quali dati, documenti o informazioni vengono caricati?
- Le risposte prodotte dall’IA vengono controllate?
- È chiaro chi risponde del contenuto finale?
- Dipendenti e collaboratori hanno ricevuto indicazioni adeguate?
- Esistono regole comuni oppure ciascuno utilizza l’IA come preferisce?
Se non sai rispondere con certezza, non significa automaticamente che la tua impresa non sia conforme. È però il segnale che serve una ricognizione per comprendere gli utilizzi effettivi, individuare i rischi e stabilire quali misure adottare.
L’AI Act prevede la formazione del personale?
L’articolo 4 dell’AI Act prevede che chi fornisce o utilizza sistemi di intelligenza artificiale adotti misure per sviluppare l’alfabetizzazione sull’IA del proprio personale e delle altre persone che operano con questi strumenti per suo conto.
Le misure devono tenere conto di diversi elementi:
- conoscenze tecniche ed esperienza delle persone coinvolte;
- formazione già ricevuta;
- strumenti di intelligenza artificiale utilizzati;
- contesto e finalità di utilizzo;
- persone o soggetti sui quali i sistemi possono produrre effetti;
- rischi associati alle attività svolte.
Non esiste un corso obbligatorio uguale per tutte le aziende e la normativa non impone un unico formato.
La Commissione europea precisa, però, che limitarsi a consegnare le istruzioni dello strumento o chiedere al personale di leggerle potrebbe non essere sufficiente. In molti casi sono necessarie formazione e indicazioni operative adeguate.
Anche un’impresa che utilizza ChatGPT per scrivere testi pubblicitari o fare traduzioni deve rendere le persone consapevoli dei rischi specifici, come la possibilità che il sistema produca informazioni inesatte.
Che cosa dovrebbe sapere chi utilizza l’intelligenza artificiale?
La formazione dovrebbe aiutare titolari, dipendenti e collaboratori a comprendere quali dati personali, riservati o aziendali non devono essere inseriti, quali utilizzi possono produrre rischi per clienti, lavoratori e altre persone, che cosa può e non può fare uno strumento di IA, quali verifiche effettuare prima di usare un contenuto e chi mantiene la responsabilità del risultato finale.
L’obiettivo è permettere a ciascuno di utilizzare gli strumenti affidati in modo consapevole, sicuro e coerente con il proprio ruolo.
Che cosa dovrebbe sapere chi utilizza l’intelligenza artificiale?
Una policy interna rappresenta uno degli strumenti più utili per tradurre i principi della normativa in regole applicabili ogni giorno. Consente inoltre di organizzare e documentare le misure adottate dall’impresa.
Una AI Policy personalizzata può stabilire:
- quali strumenti possono essere utilizzati;
- se sono ammessi account gratuiti o personali;
- quali dati e documenti non possono essere caricati;
- quali attività sono consentite e quali devono essere autorizzate;
- quando è obbligatorio controllare il risultato;
- chi è responsabile del contenuto finale;
- come gestire immagini, testi o altri contenuti generati artificialmente;
- come segnalare errori, incidenti o utilizzi impropri;
- come documentare la formazione svolta.
Una policy generica potrebbe non essere sufficiente. Le regole devono essere costruite tenendo conto degli strumenti realmente utilizzati, dell’organizzazione e delle attività svolte dall’impresa.
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Quali rischi corre un’impresa senza regole sull’utilizzo dell’IA?
L’assenza di indicazioni condivise può esporre l’azienda a seri problemi.
Un dipendente potrebbe inserire in uno strumento esterno dati personali, listini, contratti, disegni tecnici o altre informazioni riservate. Un contenuto inesatto potrebbe essere inviato a un cliente senza verifica. Un’immagine generata artificialmente potrebbe essere pubblicata senza valutare gli obblighi di trasparenza o i diritti di terzi.
I rischi, quindi, possono riguardare la protezione dei dati personali, la riservatezza delle informazioni aziendali, la tutela della proprietà intellettuale, la sicurezza informatica, la reputazione d’impresa e molto altro.
Come adeguare l’impresa all’AI Act?
Un percorso di adeguamento parte dalla realtà dell’azienda. I passaggi possono comprendere:
- la ricognizione degli strumenti di IA già utilizzati;
- l’analisi delle finalità e dei processi coinvolti;
- l’individuazione del ruolo dell’impresa e degli obblighi applicabili;
- la valutazione dei rischi;
- la definizione delle regole interne;
- la predisposizione di una AI Policy personalizzata;
- la formazione delle persone coinvolte;
- la definizione delle responsabilità e dei controlli;
- la documentazione delle misure adottate.
In questo modo l’adeguamento diventa un’occasione per introdurre l’intelligenza artificiale nei processi aziendali con maggiore sicurezza ed efficacia.
Il servizio di consulenza AI Act di CNA Veneto Ovest
CNA Veneto Ovest ha attivato un servizio specialistico per i propri associati dedicato alla compliance e alla governance dell’intelligenza artificiale. Il percorso viene costruito sulle caratteristiche e sulle effettive esigenze dell’impresa e può comprendere:
Analisi preliminare
Una ricognizione degli strumenti di intelligenza artificiale già utilizzati e delle attività nelle quali vengono impiegati.
Valutazione degli adempimenti
L’individuazione del ruolo dell’impresa, dei possibili rischi e degli obblighi applicabili in base ai sistemi e alle finalità di utilizzo.
AI Policy personalizzata
La predisposizione di regole interne coerenti con l’organizzazione, i processi e gli strumenti effettivamente utilizzati.
Formazione dedicata
Un intervento rivolto a titolari, dipendenti e collaboratori per fornire le competenze necessarie a utilizzare l’IA in modo più consapevole e sicuro.
Piano operativo di adeguamento
La definizione delle azioni da realizzare, della documentazione da predisporre e delle responsabilità interne da assegnare.
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